日報の入力と請求データの作成を仕組み化し、事務時間を月20時間削減

課題

ドライバーが手書きで提出する日報を事務員がExcelに転記し、そこから配送先ごとの請求データを作成していました。月末は転記だけで数日かかり、数字の写し間違いによる請求書の修正も毎月のように発生。事務員の負担が大きく、退職のリスクも心配されていました。

支援内容

日報をスマホから入力できる無料のフォームに置き換え、入力データが自動で集計表に反映される仕組みを構築しました。配送先ごとの請求書はExcelマクロで自動作成。運用開始後は月次の集計結果の確認と、請求書の発行前チェックを代行しています。

成果

転記作業そのものがなくなり、事務時間は月20時間減りました。転記ミスによる請求書の修正はゼロになり、月末の締めが2日早く終わるように。事務員は取引先対応や庶務に余裕を持って取り組めています。